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档案管理制度
2023-06-24    编辑:管理员    浏览:306

档案管理制度


为加强协会档案资料的管理,规范社团建设,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,并为协会发展服务,特制定本制度。

第一章 总则

第一条 协会档案是指协会在发展与完善中,形成的各种文字、图表、音像等不同形式的相关资料。
第二条 协会档案主要类型:各类制度档案、会员管理档案、标准化管理档案、培训专项档案、专项活动档案,以及协会必须留存的各类事项档案。

第三条 协会档案由秘书处统一整理、编制和管理,由秘书长指定专人负责。

第二章 档案的收集

第四条 档案管理人员负责收集各类档案材料,并按照协会档案进行分类整理、装订、保存。

第五条 协会各工作部门组织管理的工作,须将计划、过程和结果进行整理后,交由档案管理人员装订、保存。

第六条 档案收存前,档案管理人员须将整理好的档案交秘书长审阅,审阅无误后收存。

第三章 档案的管理

第七条 档案管理须做到及时、准确、无差错。

第八条 档案管理人员要树立档案管理意识,随时注意搜集各类信息和资料。

第九条 每月要对当月发生的各类工作进行梳理,并将档案归类汇总。

第十条 每季度要对当季度归类的档案进行编制、整理和入档。

第十一条 每年要对当年归档的档案进行核审,并作为最终结论进入档案管理系统。

第十二条 档案作废或弃用时,须将作废或弃用的档案进行汇总、整编,并做出统计报表,经秘书长核查同意后方可进行销毁。

第四章 档案管理人员的管理

第十三条 档案管理人员的主要职责:

1、严格遵守协会各项规章制度;

2、服从会长、秘书长的工作领导与指导;

3、严格自律、遵纪守法、忠于职守、保守秘密,努力维护协会档案的完整与安全;

4、按要求做好文件材料的收集、整理、分类、归档工作;

5、自觉、及时、准确管理各类档案;

6、做好档案的各类统计工作,为协会发展提供相关数据依据;

7、以档案管理为主体,向协会提出合理化建议和管理好档案的解决方案。

第十四条 请长假、工作变动或因故离职时,应将经办的档案材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第五章 档案的借阅

第十五条 借阅档案必须在档案借阅登记薄登记后方可借阅,秘密级以上档案文件必须经秘书长批准方能借阅。

第十六条 借阅档案一般不得带出协会,必须带出的,应经秘书长批准方可带出。

第十七条 带出借阅的期限不得超过五天,到期必须归还,如需再借须办理续借手续。

第十八条 借阅档案人员必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄像、转借或损坏。

第十九条 借阅档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告秘书长,并由借阅档案人承担全部损失以及由此所带来的所有后果。



借阅档案登记表
年    月    日


借阅单位

借阅人

联系电话

借阅时间

归还时间

档案名称

编号

档案状况




管理员(签字) 借阅人(签字)

归还状况




管理员(签字) 借阅人(签字)

备注



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